Le paramètre «Utilisation de la base tiers» défini au niveau de l’organisation créancier racine permet la gestion de la base tiers Il indique si le créancier souhaite que les tiers (débiteur ou créancier) soient stockés dans une base. Cette base est alors utilisée pour l'aide à la saisie des mandats. Elle est mise à jour via un fichier de gestion des tiers ou via création/modification d’un tiers par IHM ou Web Service.
Lorsque la base des débiteurs est activée, elle est considérée comme une base maîtresse par rapport à la base des mandats: c’est-à-dire qu’une modification du débiteur dans la base modifie tous ses mandats rattachés. Inversement une modification dans le mandat, ne met pas à jour la base des débiteurs.
Dans le cas où ce paramètre n’est pas activé, l’utilisateur est averti qu’il doit avoir activé l’option de gestion de la base Tiers pour utiliser les différentes fonctionnalités.
Le module est accessible depuis: Home > Créanciers > Tiers > Recherche.
Figure 218 - Accès à la base débiteur
La gestion du rôle associé à un tiers a été supprimée.
Recherche d’un tiers
En allant sur la page Home > Créanciers > Tiers : Recherche, l’utilisateur pourra rechercher les tiers.
Un tiers est rattaché au niveau de la racine de l’entreprise. Il peut être recherché par son nom, son compte bancaire, son numéro de client.
Figure 219 - Page de recherche d\'un tiers
Le tableau des résultats donne les informations suivantes:
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Identifiant du tiers
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Nom du tiers
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Date de création du tiers dans SPS
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Mode de création du tiers dans SPS (depuis un fichier ou une IHM)
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Date de mise à jour: date de la dernière mise à jour dans SPS
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Statut du tiers
A partir de la page de recherche d’un tiers il est possible d’accéder à la consultation ou à la modification d’un tiers.
Consultation d’un tiers
A partir de la page de recherche d’un tiers, il faut cliquer sur le bouton de consultation d’un tiers.
Figure 220 - Consultation d\'un tiers
Sur la page de consultation d’un tiers sont affichées toutes les informations liées au tiers:
Bloc «informations sur le tiers»
- Informations du tiers
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Nom
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Numéro de client
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E-mail, numéro de téléphone
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Adresse, pays
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Langue
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La liste des comptes bancaires
- Informations de gestion du tiers dans SPS
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Date de création
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Mode de création
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Date de dernière mise à jour
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Mode de dernière mise à jour
- Informations de gestion du tiers
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Nombre de mandats associés au tiers
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Nombre de SDD associés
Bloc «liste des comptes»
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BIC et IBAN du compte
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Description du compte
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Indicateur du compte bancaire par défaut
Bloc «cycle de vie»
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Date de mise à jour,
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Source et identité de l’utilisateur qui a mis à jour le compte du tier
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Champ édité
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Valeur initiale du champ
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Opérateur
A partir de la page de consultation d’un tiers il est possible via:
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Le bouton [RETOUR] de retourner à la page de recherche d’un tiers.
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Le bouton [MODIFIER] de modifier les informations du tiers ou de ses comptes bancaires
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Le bouton [SUPPRIMER] permet de supprimer un tiers. La suppression d’un tiers n’est autorisée que dans le cas où les mandats du tiers sont dans un statut «Finalisé», «Révoqué» ou «Caduc» ou dans le cas où le tiers n’est associé à aucun mandat.
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Le bouton [VOIR LES MANDATS ASSOCIES] d’accéder à la liste des mandats associés à ce tiers.
Export CSV des tiers
Depuis la page de recherche des tiers, il est possible de faire un export de cette base.
Un tableau contenant tous les résultats est alors téléchargeable au format CSV:
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Nom du tiers
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BIC tiers
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IBAN tiers
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Identifiant tiers
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Téléphone du tiers
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Adresse du tiers (l’adresse doit être séparée: numéro, rue, code postal, ville …)
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Mail tiers
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Date de création
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Langage du tiers
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Nombre de mandats associés
Pour cela, il faut utiliser le bouton [EXPORTER LES RESULTATS EN CSV]. Le nombre maximum de résultats qu’il est possible d’exporter est de 100001.
Création d’un tiers
Un tiers est identifié dans le système par un numéro de client. Tous les tiers sont rattachés à la racine de l’entreprise. A un tiers peut être lié un nombre non limité de comptes bancaires. La création d’un tiers est possible depuis: Accueil > Créancier > Tiers: Nouveau Tiers
Figure 221 - Page de création d'un débiteur
Pour créer un tiers, les données obligatoires sont: son nom et son numéro de client ainsi que sa langue. La langue du tiers sera utilisée par SPS pour déterminer quelle langue utiliser dans l’envoi de notification au tiers.
Le numéro de téléphone doit respecter le format international et doit donc commencer par le signe plus (+…)
A un tiers, un nombre non limité de comptes bancaires peuvent être rajoutés. Pour ajouter un compte bancaire, l’utilisateur doit cliquer sur [Ajouter].
Quand toutes les informations nécessaires sont entrées, le bouton [Créer] créera le tiers.
Modification d’un tiers
La modification d’un tiers consiste soit à modifier ses informations, soit à ajouter, supprimer des comptes bancaires au tiers.
Pour modifier un tiers il faut soit aller sur la page de recherche des tiers: Home > Créanciers > Tiers : Recherche, rechercher le tiers puis cliquer sur le bouton [MODIFIER], soit depuis la page de consultation d’un tiers, cliquer sur le bouton [MODIFIER LE TIERS].
Figure 222 - Modification d\'un tiers
Mis à part le compte bancaire, lorsque les informations sont modifiées au niveau du tiers elles sont aussi mises à jour automatiquement au niveau des mandats du tiers. L’inverse n’est pas vrai.
Sur la page de mise à jour du tiers, le compte IBAN et BIC ne peuvent être mis à jour que si l'utilisateur est associé au profil «Afficher les données IBAN». Si l'utilisateur n'est pas associé au profil "Afficher les données IBAN du bénéficiaire", il ne peut pas modifier le compte (BIC et IBAN). Le compte IBAN et BIC est affiché en lecture seule. L'utilisateur ne peut pas ajouter / supprimer un compte.
Ajout d’un compte bancaire par défaut sur le tiers
Sur les pages de création/modification d’un tiers, l’application permet de sélectionner un des comptes bancaires comme compte par défaut du tiers.
Si l’utilisateur ne sélectionne pas de compte par défaut, le premier sera considéré comme celui par défaut.
Il est impossible de sélectionner plusieurs comptes par défaut sur un même tiers.
A la création d’un mandat en utilisant le tiers, le compte bancaire par défaut sera sélectionné de manière automatique sur le mandat.
Figure 223 Définition compte bancaire par défaut