Gestion des Mandats

Gestion des Mandats

Gestion des Mandats

La gestion des mandats représente avec la gestion des transactions le cœur du service.

Les fonctionnalités disponibles sont les suivantes:

  • Rechercher un mandat

  • Consulter un mandat et ses transactions associées, et agir sur ce mandat

  • Editer un mandat

  • Créer un mandat

  • Créer des transactions unitaires depuis un mandat

  • Générer un formulaire personnalisé: c’est-à-dire un mandat
    pré-rempli

Ces fonctionnalités sont respectivement détaillées dans les parties ci-dessous.

Rappel sur les données d’un mandat

Chaque mandat créé au sein de l’application de gestion des mandats est composé des données suivantes:

1) Données obligatoires pour créer un mandat au sein de SPS

  • Référence Unique de Mandat (RUM)

  • Type du mandat (scheme, i.e. Core ou B2B)

  • Nature du mandat (migré, papier ou e-mandate)

  • Identifiant Créancier SEPA (ICS)

2) Données obligatoires pour que le mandat devienne actif:

  • Type de paiement: récurrent ou ponctuel

  • Date de signature

  • Ville de signature

  • Nom de la société créancière

  • Numéro de compte du créancier (IBAN)

  • Code Banque du créancier (BIC)

  • Nom du débiteur

  • Numéro de compte du débiteur (IBAN)

  • Code Banque du débiteur (BIC)

3) Données optionnelles:

  • Identifiant du contrat sous-jacent

  • Description du contrat

  • Référence Unique Interne ou RUI (voir ci-dessous)

  • Adresse du créancier (N° et rue)

  • Code postal et ville du créancier

  • Pays du créancier

  • Adresse du débiteur (N° et rue)

  • Pays de résidence du débiteur

  • Code d’identification du débiteur

  • Adresse e-mail du débiteur

  • Numéro de téléphone du débiteur

  • Numéro de fax du débiteur

  • Nom du tiers pour lequel le débiteur effectue les paiements

  • Code d’identification du tiers pour lequel le débiteur effectue les paiements

  • Nom du créancier tiers

  • Code d’identification du créancier tiers

4) Données optionnelles liées au mandat:

En complément à ces données, SPS permet aux créanciers d’associer une Référence Unique Interne (RUI) à chaque mandat;
cette RUI étant la donnée de référence qui est gérée dans les systèmes d’information. En fait, cette donnée permet aux
créanciers de gérer les anciennes demandes de prélèvement et les nouveaux SDD de la même façon sans modifier leur
système d’information. Si seule la RUI est fournie, SPS génère une RUM à partir de la première. Si le créancier ne
fournit pas la RUI mais directement la RUM, la RUI sera égale à la RUM.

Rappel sur le cycle de vie d’un mandat

Pour rappel, le diagramme-état du cycle de vie d’un mandat est le suivant:

Figure 46 - Gestion des mandats : diagramme état du cycle de vie d’un mandat

Rechercher un mandat

La recherche de mandat se fait à travers la page «Rechercher un mandat»: Home > Créancier > Mandats: Recherche.

Figure 47 - Page 'Recherche de mandat'

Cette page permet à l’utilisateur de rechercher des mandats selon une liste de critères, de voir les résultats sous la
forme d’un tableau et de consulter et/ou éditer ces mandats s’il a les droits nécessaires.

Il est possible d'effectuer une recherche similaire (% xxx) avec les critères suivants: RUM, nom du débiteur et nom du
créancier, ID du débiteur externe, débiteur BIC / IBAN

Sélection des critères de recherche

Un premier bloc, le «filtre créancier», permet à l’utilisateur de sélectionner l’entité créancier et le compte ICS pour
lequel il souhaite filtrer les informations (cf.
2.9.2 Choix de l’entité créancier et de l’ICS).

Un second bloc, les «critères de recherche», permet lui d’affiner la recherche. Il est divisé en 3 parties concernant
respectivement:

  • Le débiteur

  • Le créancier

  • Le mandat

Figure 48 - Rechercher un mandat : « Critères de recherche »

Si l’utilisateur clique sur le bouton [RECHERCHER] sans toucher à ses critères, alors l’ensemble des mandats
visibles par cet utilisateur sera affiché dans le tableau des résultats présent dans la partie basse de l’écran.

Comme décrit dans le paragraphe 2 (présentation générale), si l’utilisateur précise des critères de recherche et
effectue une nouvelle recherche, le tableau des résultats sera mis à jour et la valeur du critère restera affichée dans
le bloc du dessus.

Pour avoir plus de place pour les résultats, l’utilisateur pourra replier le bloc ‘Critères de recherche’ (cf.
2.5.1 Masquer les critères de recherche).

Options de recherche avancée

En sélectionnant l’option de recherche avancée, plusieurs options apparaissent dynamiquement.

Si l’utilisateur a rempli un champ d’option avancée mais décoché l’option de recherche avancée, lors de la recherche (
bouton [RECHERCHER]), les champs de recherche avancée ne seront pas pris en compte.

Figure 49 - option de recherche avancée

Option de recherche avancée quand l’option de garantie de paiement est activée

Lorsque le créancier a l’option garantie de paiement activée, cliquez sur l'option "Mode de recherche avancée", un
nouveau champ de recherche est disponible: "Statut de la garantie de paiement"

Recherche sur un critère précis

Exemple: l’utilisateur effectue une recherche sur une valeur particulière de RUM et clique sur le bouton *
[RECHERCHER].*

Les résultats apparaissent alors dans le bloc «résultats» en fin de page.

Figure 50 - Rechercher un mandat : « Critères de recherche » (exemple)

S’il souhaite effectuer une nouvelle recherche, l’utilisateur peut cliquer sur le bouton [REINITIALISER] (cf.
2.5.2 Bouton réinitialiser) pour
effacer ses précédents critères et remplir de nouvelles valeurs .Le nombre de résultats affichés est limité à 1000
mandats.

Recherche par RUI

Lorsqu’une recherche est effectuée sur un mandat en fournissant une RUI, les résultats sont:

  • S’il n’y a pas de mandat pour cette RUI: Aucun résultat à afficher

  • S’il y a seulement un mandate pour cette RUI: Retourne l’unique résultat

  • S’il y a plusieurs mandats pour cette RUI:

    • S’il existe un mandat actif (toujours au maximum un mandat actif): Retour du mandat actif

    • S’il existe un mandat incomplet: Retour du mandat incomplet

    • Sinon: Aucun résultat à afficher

Comme pour la RUM, la recherche donne tous les mandats «commençant» avec la valeur entrée.

Par exemple, pour une RUI ou RUM égale à MANDAT-REFERENCE-0001:

  • La recherche «MANDAT» trouvera le mandat

  • Par contre, la recherche «REFERENCE» ne trouvera pas le mandat.

Option du choix de la date

L’option du choix de la date permet à l’utilisateur de choisir entre une période fixe et une période variable ou
l’utilisateur choisi lui-même les dates de recherche.

L’option «période fixe» est sélectionné par défaut; l’option par défaut de la liste déroulante est «les dernières 24
heures»

Figure 51 - l’option du choix de la date quand la « période fixe » est sélectionnée.

Figure 52 - l’option du choix de la date quand la « période variable » est sélectionnée.

Neuf filtres sont disponibles:

  1. Les dernières 24 heures

  2. Aujourd’hui

  3. Hier

  4. Cette semaine

  5. La semaine dernière

  6. Les 7 derniers jours

  7. Ce mois-ci

  8. Le mois dernier

  9. Les 31 derniers jours

Ces options s'excluent mutuellement. Cela signifie que l’utilisateur peut soit choisir une période en entrant les dates
manuellement ou choisir parmi les filtres prédéfinis; mais pas les deux.

De plus, les filtres prédéfinissont affiché en liste déroulante. L’utilisateur ne peut donc choisir que l’un des 9
filtres pour une recherche particulière.

L’option du choix de la date est aussi utilisée dans les pages suivantes

  • Recherche de mandats

  • Recherche de transactions

  • Recherche des r-transactions

  • Recherche des remises

  • Recherche des fichiers de remise

  • Recherche des transactions en erreur

  • Recherche des fichiers

Recherche avec «Statut de la garantie de paiement»

Les mandats utilisant les statuts de garantie de paiement «Tous», «Référencé» et «Non référencé» peuvent être
recherchés. Le détail de chaque type est décrit ci-dessous.

1. Tous: Tous les mandats sécurisés ou non sécurisés seront affichés dans la liste des résultats.

2. Référencé: Tous les mandats sécurisés (ayant une référence consommateur) seront affichés dans la liste des
résultats.

3. Non référencé: tous les mandats non sécurisés et n’ayant pas de référence consommateur seront affichés dans la liste
des résultats.

Ces paramètres de recherche peuvent être combinés avec d’autres critères de recherche. Les résultats correspondants
seront affichés.

Nature du mandat

Dans les critères de recherche avancés, le champ «nature du mandat» a 5 valeurs possibles:

  • E-mandat

  • E-mandat MyBank

  • E-mandat iDEAL

  • Mandat migré

  • Mandat papier

En sélectionnant la nature du mandat, deux critères de recherche additionnels apparaissent;

  • Type de signature: One Time Usage (OTU), Organization

  • Recueil du consentement: OTP SMS, OTP EMAIL, 3DS Secure, Pen tablet

Actions possibles

Plusieurs actions peuvent être réalisées sur les mandats, lorsque le résultat de la recherche affiche au moins un
résultat.

Consulter un mandat

Dans les résultats affichés lors de la recherche d’un mandat, l’utilisateur peut consulter plus en détail un mandat.

Pour effectuer ceci, il doit cliquer sur l’icône de consultation présente en fin de ligne:

Figure 53 - Rechercher un mandat: [CONSULTER UN MANDAT]

L’utilisateur est alors redirigé vers la page de consultation d’un mandat qui est décrite dans la partie «Consulter un
mandat» (cf.
4.4 Consulter un mandat, Actions associées).

Modifier un mandat

L’utilisateur peut également modifier un mandat.

Pour effectuer ceci, il doit cliquer sur l’icône d’édition présente en fin de ligne:

Figure 54 - Rechercher un mandat: [MODIFIER LE MANDAT]

L’utilisateur est alors redirigé vers la page de modification d’un mandat (cf.
4.7 modifier un mandat).

Activer ou suspendre un mandat

L’utilisateur peut, depuis la page de recherche activer ou suspendre plusieurs mandats à la fois (cf.
4.5 Activer/suspendre/révoquer un mandat).

Sélection de mandats dans les résultats de recherche

Selon les droits de l’utilisateur, plusieurs actions sont disponibles pour une sélection de mandats: les modifications
avancées, la validation, le refus de validation et la suspension.

L’utilisateur a la possibilité de sélectionner:

  • un mandat;

  • plusieurs mandats de la page;

  • tous les mandats de la page;

  • tous les mandats recherchés, si les résultats apparaissent sur plusieurs pages.

Figure 57 - Recherche de mandats - Sélection (3 mandats)

Si l’utilisateur coche tous les mandats de la page en utilisant la case à cocher principale, il obtient la possibilité
de sélectionner tous les mandats retournés par la recherche avec l’apparition du lien: «Sélectionner les 25 mandats
recherchés».

Figure 56 - Recherche de mandats - Sélection (toute la page)

Un clic sur le lien «Sélectionner les 25 mandats recherchés» sélectionne tous les mandats recherchés, l’utilisateur en
est informé par l’apparition du texte «Les 25 mandats recherchés sont sélectionnés.»

Figure 55 - Recherche de mandats : Sélection (tous les mandats recherchés)

Export des résultats

L’utilisateur peut exporter les résultats trouvés dans un fichier Excel au format CSV. Il lui suffit de cliquer sur le
bouton [EXPORTER LES RESULTATS EN CSV] en haut de page pour télécharger le fichier:

Figure 58 - Rechercher un mandat : [EXPORTER LES RESULTATS EN CSV]

Le nombre de mandats exportés dans le fichier est limité à 100001. Lorsque ce seuil est atteint, un message d’erreur
sera affiché.

Consulter un mandat, Actions associées

Lorsqu’un utilisateur a cliqué sur l’icône de consultation d’un mandat, la page «Consulter un mandat s’ouvre et l’
utilisateur voit l’ensemble des informations disponibles sur le mandat sélectionné: Home > Créancier > Mandats:
Consultation.

Figure 59 - Page 'Consultation de mandat'

Cette page permet à l’utilisateur de consulter les informations complètes d’un mandat, l’historique de ses
modifications, d’accéder aux échéanciers et SDD associés ainsi que de réaliser différentes actions (activer /
suspendre / révoquer un mandat/ modifier/ envoyer au débiteur).

Consultation des détails d’un mandat

Les détails du mandat sont affichés dans sept blocs:

  • Informations du créancier

Figure 60 - Consulter un mandat: « Informations du créancier »

  • Informations du débiteur

Figure 61 - Consulter un mandat: « Informations du débiteur »

Si le compte du débiteur est incorrect, son BIC et IBAN sont affichés en rouge.

  • Informations du mandat

Figure 62 - Consulter un mandat: « Informations du mandat »

Ce bloc affiche également la date d’expiration du mandat. La date d’expiration est calculée en ajoutant 36 mois à la due
date du dernier SDD émis.

  • Informations à propos du dernier SDD émis

  • Détails de signature

Ce bloc n’est affiché que pour les mandats de type e-Mandat.

  • Informations supplémentaires

Figure 63 - Consulter un mandat: « Informations supplémentaires »

Il est à noter que le «Prochain Type de séquence» indique le type de séquence du prochain SDD généré. «Banque débiteur
accessible» précise si la banque du débiteur peut être accessible pour ce type de mandat.

  • Liste des pièces jointes

Figure 64 - Consulter un mandat : « Liste des pièces jointes »

Le prochain type de séquence correspond au type de séquence du prochain SDD généré.

L’information Banque débiteur accessible indique si la banque du débiteur est accessible pour ce type de mandat.

  • Cycle de vie

Le dernier bloc affiche le cycle de vie du mandat (cf.
2.10 Cycle de vie).

Actions possibles sur un mandat

Sur la page de consultation d’un mandat, plusieurs actions sont possibles et détaillées dans les parties ci-dessous:

Figure 65 - Consultation d’un mandat: actions possibles

Retourner à la recherche de mandat

Le bouton [RECHERCHER UN MANDAT] permet à l’utilisateur d’accéder à la page de recherche de mandat présentée dans
la section 4.3 «Rechercher un mandat».

Figure 66 - Consultation d’un mandat: [RECHERCHER UN MANDAT]

Affichage des notifications associées

Le bouton [VOIR LES NOTIFICATIONS ASSOCIEES] permet à l’utilisateur d’accéder à la page de recherche «liste des
objets envoyés» avec les caractéristiques du mandat pré-remplis dans le formulaire.

Figure 67 - Consultation d’un mandat : notifications associées

Affichage des échéanciers associés

Le bouton [LISTE DES ECHEANCIERS ASSOCIES] permet à l’utilisateur d’afficher les échéanciers associés. La
consultation et la gestion des échéanciers depuis un mandat sont décrits en détail dans la section 5.3 «créer des SDDSà
partir d’un échéancier».

Figure 68 - Consultation d’un mandat: [LISTE DES ECHEANCIERS ASSOCIES]

Affichage des SDD associés

Le bouton [LISTE DES SDD ASSOCIES] permet à l’utilisateur d’accéder à la liste des SDD associés présentée dans la
section 5.2.4 « Consulter des SDD et R-Transactions à partir d'un mandat ».

Figure 69 - Consultation d’un mandat: [LISTE DES SDD ASSOCIES]

Il est à noter que s’il n’y a pas de SDD associé, ce bouton apparaîtra en gris.

Création d’un SDD

Si le mandat est dans un statut «Actif», le bouton [CREER SDD] permet à l’utilisateur de créer un SDD associé à ce
mandat.

Le formulaire de création d’un nouvel SDD apparaît alors:

L’utilisateur doit alors remplir les données suivantes:

  • Montant du SDD

  • Motif de paiement

  • Référence de la transaction (End to End Id)

  • Référence de transaction de l’initiateur

  • Date d’échéance

  • Compte du créancier à créditer

  • Option d’envoi de pré-notification

  • «Dernier»: précise si ce SDD est le dernier SDD du présent mandat (apparaît seulement si l’option «gestion seulement
    du RCUR» n’est pas activée pour l’organisation).

Génération du PDF

Un utilisateur peut demander la génération d’un fichier PDF correspondant au mandat qu’il visualise depuis les IHM de
l’application.

Les champs concernant le mandat, les données financières du débiteur, les informations du créancier et le mode de
paiement sont pré-remplis. Il reste au débiteur le devoir de remplir ses données personnelles ainsi que de signer le
mandat.

Figure 70 - Consultation d’un mandat: [GENERATION DU PDF]

Le PDF est généré selon un modèle prédéfini.

Figure 71 - Consultation d’un mandat: Formulaire généré depuis un mandat

Envoyer une copie du PDF au débiteur

Un utilisateur peut aussi envoyer directement via l’interface un mail au débiteur contenant le formulaire généré
présenté ci-dessus. La notification envoyée est de type: Mise à jour du mandat.

Le message qui accompagne le PDF du mandat doit être configuré (cf.
11.3.7: gestion des organisations : gérer les modèles).

Figure 72 - Consultation d’un mandat: [ENVOYER UNE COPIE AU DEBITEUR]

Actions sur le mandat: activer / suspendre

Un mandat peut être suspendu manuellement par l’utilisateur lorsque le débiteur le demande. Il lui suffit de cliquer sur
le bouton d’action [SUSPENDRE] et aucun SDD ne pourra alors être créé à partir de ce mandat. Le bouton [Créer
SDD] sera grisé et le bouton [ACTIVER] deviendra disponible. Pour le réactiver il suffit de cliquer sur ce
dernier bouton et la création de SDD sera alors permise à nouveau.

Dans le cas où la validation des actions sur mandats est active pour la suspension et l’activation dans les paramètres
de l’organisation créancier, le processus de double-validation expliqué en partie 4.4.2.9 se déclenchera.

Figure 73 - Consultation d'un mandat: Activation/Suspension à l’état initial

Une fois l’un des boutons cliqué, une fenêtre de confirmation apparaît et permet à l’utilisateur de spécifier la raison
de son action par un commentaire, ainsi que de préciser la date d’effet souhaitée de son action*.* Si aucune date n’est
précisée, l’action est immédiate.

Figure 74 - Consultation d'un mandat : Fenêtre de confirmation de suspension

Si l’action s’effectue avec succès, un message en rouge correspondant est affiché en haut de la page.

En cas d’erreurs, un message expliquant sa raison est également affiché en rouge en haut de la page.

Actions sur le mandat: révoquer / supprimer

Un mandat peut être supprimé lorsqu’il n’a jamais eu de valeur légale réelle, c’est-à-dire tant qu’il n’a pas été signé
alors qu’un mandat sera révoqué dans les autres cas. L’effet d’annulation (suppression ou révocation) du mandat sera le
même dans les deux cas: il passera au statut «Supprimé» ou «Révoqué», ne pourra plus être modifié et aucun SDD ne pourra
plus être émis.

Figure 75 - Consultation d'un mandat: Révocation / Suppression

Dans le cas où la validation des actions sur mandats est active pour la révocation et la suspension dans les paramètres
de l’organisation créancier, le processus de double-validation expliqué en partie 4.4.2.9 se déclenchera.

Une fois l’un des boutons cliqué, une fenêtre de confirmation apparaît et permet à l’utilisateur de spécifier la raison
de son action par un commentaire, le demandeur de l’annulation (créancier ou débiteur), ainsi que de préciser la date
d’effet souhaitée de son action*.* Si aucune date n’est précisée, l’action est immédiate.

Figure 76 - Consultation d'un mandat: Fenêtre de confirmation

Si l’action s’effectue avec succès, un message en rouge correspondant est affiché en haut de la page.

En cas d’erreurs, un message expliquant sa raison est également affiché en rouge en haut de la page

Actions sur le mandat: Valider / Refuser la validation

Lorsque les règles de validation des actions sur mandats sont activées pour l’IHM, la double-validation est nécessaire
pour chaque action concernée.

Figure 77 - Paramètres de l'organisation : Règles de validation des actions sur mandat

Cela signifie qu’une fois l’action demandée, un utilisateur différent de celui qui l’a initiée doit confirmer sa
réalisation en cliquant sur le bouton [VALIDER] ou la refuser en cliquant sur [REFUSER LA VALIDATION].
L’utilisateur ayant initié l’action peut également annuler sa demande à tout moment en cliquant sur [REFUSER LA
VALIDATION].

Figure 78 - Actions sur le mandat disponibles pour l’initiateur

Figure 79 - Actions sur le mandat disponibles pour le validateur

Une fois le bouton [VALIDER] cliqué, une fenêtre de confirmation est affichée résumant l’action demandée ainsi que
les commentaires et dates entrés par son initiateur. Le validateur peut alors confirmer ou pas l’action et un message en
rapport avec son choix s’affichera alors en rouge en haut de la page.

Figure 80 - Actions sur le mandat: Fenêtre de confirmation d'actions

Modifier le mandat

Enfin l’utilisateur peut modifier le mandat en cliquant sur le bouton [MODIFIER] (cf.
4.7 modifier un mandat)

Figure 81 - Consultation d’un mandat: \[MODIFIER\]

Option d’effacement complet de mandat

Si l’utilisateur possède le profil «effacer un mandat», un bouton [EFFACER] est présent sur la page d’affichage de
mandat permettant d’effacer définitivement le mandat de la base de donnée SPS.

Ce bouton est sélectionnable seulement si les conditions nécessaires pour l’opération de suppression de mandat sont
pourvues. (Voir les spécifications fonctionnelles générales)

Figure 82 - Le bouton \[EFFACER\] sélectionnable

Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaîtra lorsque l’utilisateur clique sur le bouton [EFFACER]. Si
l’utilisateur confirme en cliquant sur effacer, alors le mandat sera effacé définitivement et l’utilisateur seras
redirigé vers la page de recherche de mandat.

Figure 83 - Le bouton \[EFFACER\] non sélectionnable

Note: Un mandat effacé n’apparaitra jamais dans un rapport d’évènement. Si une organisation souhaite garder une trace
des manda effacés, elle doit supprimer le mandat, générer un rapport d’évènement puis effacer le mandat.

Une entrée apparaîtra dans le Journal Opérateur dans SPS pour chaque action d’effacement de mandat, que l’effacement
sois effectué depuis la GUI ou non.

Figure 84 - fenêtre contextuelle de confirmation d’effacement

Activer/suspendre/révoquer/supprimer un mandat

L’utilisateur peut activer ou suspendre des mandats depuis deux pages:

L’utilisateur peut par ailleurs révoquer/supprimer un mandat depuis la page de consultation.

Un rappel est d’abord effectué sur ces trois statuts pour un mandat. Ces deux pages précédemment citées sont ensuite
présentées.

Rappel sur le statut d’un mandat

Activation: L’utilisateur peut activer un mandat suspendu temporairement: son statut devient alors
«Actif». Un commentaire peut être ajouté afin d’indiquer le motif de l’action. L’effet de l’activation est immédiat.
S’il existe des SDD au statut «En attente» liés à ce mandat, leur statut est également mis à jour. Lorsque le mandat est
actif, des prélèvements peuvent être effectués sur ce mandat.

Suspension: L’utilisateur peut également suspendre temporairement un mandat actif: son statut devient
alors «Suspendu». Un commentaire peut être ajouté afin d’indiquer le motif de l’action. L’effet de la suspension est
immédiat. S’il existe des SDD au statut «Créé» liés à ce mandat, leurs statuts sont également mis à jour lorsque le
mandat change de statut. Tant que le mandat est suspendu, aucun prélèvement ne peut être envoyé sur ce mandat. Si des
demandes de prélèvement sont reçues, elles seront mises en attente tant que le créancier n’aura pas réactivé le mandat.

Annulation: Enfin l’utilisateur peut soit révoquer un mandat actif ou suspendu soit supprimer un mandat
n’ayant aucune valeur légale (i.e. non signé). Il peut définir la date d’annulation du mandat dans la fenêtre de
confirmation; par défaut il s’agit de la date courante. Cette date devra être la date du jour ou une date future sinon
l’action sera refusée. Si aucune date n’est fournie, l’action est immédiate. Une fois le mandat révoqué, son statut est
bloqué au statut précédent jusqu’à sa date de révocation.

Activer/suspendre depuis la page de recherche de mandats

Depuis la page de recherche de mandats (cf.
4.3 Rechercher un mandat), dans la
liste des résultats, la première colonne contient des check box qui permettent à l’utilisateur de sélectionner des
mandats.

Une fois les mandats sélectionnés, l’utilisateur peut cliquer sur le bouton [ACTIVER] ou [SUSPENDRE] pour
modifier le statut d’un mandat et le passer respectivement au statut «Actif» ou «Suspendu».

Exemple: l’utilisateur choisit un mandat qui a pour statut suspendu (rectangle en vert montrant le statut du
mandat comme suspendu), le sélectionne en cochant la check box et clique sur le bouton [VALIDER] (rectangles en
rouge).

Figure 85 - Rechercher un mandat: \[ACTIVER\]

La page se rafraichit alors, et le statut du mandat a bien été changé à «actif».

Figure 86 - Rechercher un mandat: effet de \[ACTIVER SUR LA PAGE DE RECHERCHE DE MANDAT\]

Activer/suspendre/révoquer un mandat depuis la page de consultation de mandats

Depuis la page de consultation de mandat (cf.
4.4 Consulter un mandat),
l’utilisateur peut, selon le statut actuel du mandat cliquer sur un des trois boutons de changement de statut:

Figure 87 - Consultation d'un mandat: Boutons de changement de statut

Figure 88 - Consultation d’un mandat: \[ACTIVER\]

Figure 89 - Consultation d’un mandat: \[SUSPENDRE\]

Figure 90 - Consultation d’un mandat: \[REVOQUER\]

Une fois un bouton cliqué, une fenêtre de confirmation apparaît cf.
2.11 Fenêtre de confirmation](
../documentation/fr/sps/user-guide/2.-product-overview).

Selon le statut actuel du mandat, certains boutons peuvent être désactivés: ils sont alors grisés et non cliquables.

Exemple: dans le cas d’un mandat au statut suspendu, le bouton [SUSPENDRE] est désactivé alors que les
boutons [ACTIVER] et [REVOQUER] sont cliquables.

Figure 91 - Consultation d’un mandat: Actions sur le mandat ACTIVER/SUSPENDRE/REVOQUER

Créer un mandat

La création de mandat se fait à travers la page «Créer un mandat»: Home > Créancier > Mandats: Création. Cette
page est accessible via le sous-menu de l’onglet Mandats: le bouton [NOUVEAU MANDAT].

Figure 92 - Mandats: \[NOUVEAU MANDAT\]

Figure 93 - Page 'Nouveau mandat'

Cette page permet à l’utilisateur de créer un mandat. Selon le type de remise sélectionné, la création présente quelques
différences, ainsi après une note sur les différentes options de remise possibles et un rappel sur le Workflow de la
création de mandats, la création de mandat est présentée en détail dans chacun des différents cas.

Les données nécessaires à la création d’un mandat sont détaillées dans la section 4.1 RAPPEL SUR LES DONNEES D’UN
MANDAT.

La légende en bas de la page de création de mandat indique la signification des astérisques pour les champs obligatoires
ou requis:

Rappel sur le circuit de la création d’un mandat

Les contrôles réalisés sur un mandat lors de sa création sont les suivants:

Figure 94 - Workflow de création d’un mandat

Créer un mandat : formulaire de création de mandat

Plusieurs blocs composent la page de création de mandat et permettent à l’utilisateur de remplir les données du mandat:

  • Le bloc «Filtre créancier»

Ce bloc permet à l’utilisateur de sélectionner l’entité créancier, le compte ICS ainsi que le business code associé pour
laquelle il souhaite filtrer les informations (cf.
2.9.3 Choix de l’entité créancier, de l’ICS et du business code).

  • «Informations du créancier»

Si l’utilisateur a précédemment choisi un compte ICS, le nom du créancier est rempli à titre informatif. Il peut
également choisir un compte créancier selon la liste des comptes bancaires disponibles pour ce créancier.

Figure 95 - Création de mandat: bloc « Informations du créancier »

  • «Informations du débiteur»

Les informations personnelles du débiteur (nom, e-mail, numéro de téléphone, adresse complète) et ses informations
bancaires sont saisies dans ce bloc.

Figure 96 - Création de mandat: bloc « Informations du débiteur »

Il est à noter que le BIC débiteur est automatiquement calculé à partir de l’IBAN.

Afin de remplir les informations bancaires du débiteur, il est également possible d’effectuer une conversion à partir du
BBAN en cochant la case «Utilisation du BBAN».

Figure 97 - Création de mandat: bloc « Informations du débiteur », avec utilisation du BBAN

Un clic sur le bouton «Convertir» remplit les champs Bic et IBAN du débiteur avec la valeur correspondante si les
informations données (pays et BBAN du débiteur) sont correctes.

  • «Informations du mandat»

Ici l’utilisateur doit obligatoirement saisir la référence unique du mandat ou référence interne (RUI), le type de
mandat, le type du paiement (type de séquence).

Si le débiteur a déjà rempli et signé un formulaire de mandat papier, la date et la ville de signature doivent être
remplies. Le mandat sera alors ajouté en tant que pièces jointes. Si la ville de signature est remplie, mais pas la date
de signature, il ne sera pas possible de créer le mandat.

Enfin la langue de génération du mandat au format PDF est également paramétrable par le champ «Langue» qui est par
défaut le même que la langue de l’IHM.

Le numéro et la description du contrat sont des données optionnelles gérées par le créancier.

Figure 98 - Création de mandat: bloc « Informations du mandat »

Type de mandat

Lors de la saisie du mandat le créancier sélectionne le type de mandat qu’il créé, 3 choix sont possibles:

  • Nouveau mandat SEPA

  • Mandat pré SEPA: pour les mandats migrés

  • Mandat SEPA existant: dans le cadre d’un mandat qui est créé sur l’application alors que des SDDs au format SEPA ont
    déjà été émis sur le système. Ainsi sur ces mandats, l’application ne régénérera pas de first à l’émission du 1^er^
    SDD. La création de ce type de manda respecte le même workflow que la création d’un mandat SEPA.

    L’option RUM

Figure 99 - Choix pour la saisie de la RUM

  • Lorsqu’il crée un mandat, l’utilisateur peut choisir de saisir la RUM manuellement (si les droits de saisir une RUM
    manuelle lui sont accordés);

  • Il est également possible de laisser SPS générer la RUM automatiquement. Si cette option est choisir, la RUM sera
    calculé selon le modèle choisit. Lors de la validation de la création du mandat, le programme s’assurera que toutes
    les informations requises pour générer la RUM sont disponibles. Si elles ne le sont pas, un message d’erreur informera
    l’utilisateur.

  • «Mode d’envoi au débiteur»

Dans ce bloc, l’utilisateur détermine le mode de remise au débiteur (cf.
4.6.1 Note sur les options de remise).

Figure 100 - Création de mandat: bloc « Service de notification »

  • «Informations supplémentaires»

Enfin l’utilisateur peut préciser le nom et le code d’identification du tiers pour lequel le débiteur pour compte de
tiers effectue les paiements, ainsi que pour le créancier tiers.

Figure 101 - Création de mandat: bloc « Informations supplémentaires »

Selon le choix du mode remise au débiteur, se référer aux parties suivantes:

  • 4.5.4 Créer un mandat sans remise

  • 4.5.5 Créer un mandat et l’envoyer par mandat électronique

  • 4.5.6 Créer un mandat et l’envoyer par canal défini dans les options

  • 4.5.7 Créer un mandat alors qu’il a déjà été remis au débiteur

  • «Liste des pièces jointes»

Si le débiteur a déjà rempli et signé un formulaire de mandat, il doit être inséré en pièce jointe. Une clé d’archivage
physique doit être déterminée pour le stockage du mandat et une description du fichier attaché peut être fournie. Après
avoir cliqué sur [CHOISISSEZ UN FICHIER], l’utilisateur peut parcourir son disque local et sélectionner le fichier
qu’il souhaite ajouter. Plus d’information sur ce bloc est fournie en partie 4.7.2.

Figure 102 - Création de mandat: bloc « Liste des pièces jointes »

Création d’un mandat migré / Nouveau mandat / mandat SEPA existant

A la création du mandat, il est possible de préciser le type de mandat:

  • Nouveau mandat SEPA: il s’agit d’une création de mandat classique

  • Mandat migré (pré-SEPA): Lors de la saisie d’un mandat migré, le créancier doit sélectionner le Numéro national
    d’émetteur sur lequel le mandat existe. A la création du mandat migré, SPS vérifie la cohérence entre le pays du
    créancier et le compte bancaire du débiteur. A la saisie d’un mandat migré la date de signature si elle n’est pas
    connue n’est pas obligatoire. Elle sera automatiquement remplie à partir de la date du jour et mise à jour lors de
    l’émission du 1^er^ SDD avec la date d’échéance de ce SDD

  • Mandat SEPA existant: si l’utilisateur choisit «Mandat existant» pour importer un mandat existant d’un autre système
    que SPS, le champ «date d’expiration du dernier SDD émis» est automatiquement affiché. Si l’utilisateur ne remplit pas
    la date, la date du jour est utilisée par défaut. Ainsi, le premier SDD émis par SPS sera positionné comme récurent et
    non comme un «premier». La date de signature et la date d’expiration du dernier SDD émis doivent être différents.

Figure 103 - Création d'un mandat migré

Création de mandats avec la même RUI

Si l’organisation n’autorise pas la génération de plusieurs mandats avec la même RUI (Annexe 1: List des paramètres
créditeurs), une vérification est effectuée pour être qu’aucun autre mandat avec la même RUI n’existe déjà. Sinon, la
création du mandat se fait suivant les règles ci-après:

  • Aucun mandat avec la même RUI n’existe: création du mandat

  • Un mandate avec la même RUI existe:

    • Le statut du nouveau mandat ne sera pas «actif»: création du mandat

    • Le statut du nouveau mandat sera «actif»:

      • Un mandat «actif» avec la même RUI n’existe pas: le mandat est «créé»

      • Un mandat «actif» avec la même RUI existe:

        • L’ancien mandat est suspendu:

          • L’ancien mandat «actif» a des transactions «générées»: pas d’impacte

          • L’ancien mandat «actif» a des transactions dont le statut est moins avancé que «généré» : ils sont
            changés en «incomplets»

          • Création du nouveau mandat «actif»

Créer un mandat sans remise

Si le formulaire de mandat a déjà été envoyé au débiteur, renvoyé par ce même débiteur et reçu par le créancier,
l’utilisateur doit choisir le mode de remise: «sans remise».

Créer un mandat et l’envoyer par mandat électronique

Si le créancier souhaite que le débiteur complète le mandat de manière électronique, il choisit comme mode de remise
«mandat électronique».

Un mail est envoyé au débiteur et l’invite à remplir un mandat électronique sur un site web sécurisé. Les modifications
sont directement enregistrées dans la base SPS. Une fois le mandat rempli par le débiteur, il devra l’imprimer et l'
envoyer par courrier postal.

Le statut du mandat est alors «Envoyé au débiteur». Le mandat est quant à lui modifiable et doit être mis à jour à la
réception du formulaire rempli par le débiteur.

Créer un mandat et l’envoyer par canal défini dans les options

Si le créancier souhaite que le débiteur complète le mandat papier, il choisit comme mode de remise «canal par défaut».
Selon les options définies pour cette organisation créancier et les informations du débiteur fournies, le canal sera
soit mail, soit courrier postal.

Le statut du mandat est alors «Envoyé au débiteur». Le mandat est quant à lui modifiable et doit être mis à jour à la
réception du formulaire rempli par le débiteur.

Créer un mandat alors qu’il est déjà remis au débiteur

Si l’utilisateur souhaite créer un mandat alors que le formulaire du mandat a déjà été remis au débiteur, l’utilisateur
doit choisir le mode de remise: «Remise déjà effectuée».

Le statut du mandat est alors «Envoyé au débiteur». Le mandat est quant à lui modifiable et doit être mis à jour à la
réception du formulaire rempli par le débiteur.

Si l’option «Envoi automatique de rappels» de l’organisation créancier est active, des notifications de rappels seront
alors envoyées suivant les paramètres du nombre maximum d’envois et du délai entre deux envois, et ce jusqu’à ce que le
débiteur renvoie le mandat complété et signé.

Créer un mandat en utilisant l’aide à la saisie des débiteurs

Pour les organisations ayant décidé d’utiliser l’option d’aide à la saisie des débiteurs, il est possible de créer un
mandat en le rattachant directement à un débiteur de la base.

Lors de la création du mandat, l’utilisateur doit cliquer sur la loupe présente à côté de l’identifiant débiteur.

Figure 104 - Loupe de sélection des débiteurs

Dans ce cas-là, les données du débiteur dans le mandat seront automatiquement renseignées avec les données du débiteur
présent en base. Ces données ne seront pas modifiables à l’exception du compte bancaire.

Figure 105 - Saisie de l'identifiant d'un débiteur

Lorsque l’utilisateur sélectionne le débiteur, les informations du débiteur ne sont plus modifiables sur le mandat, seul
le compte bancaire peut être soit sélectionné soit ajouté.

Dans le cas où l’utilisateur ajoute un nouveau compte au mandat, le compte bancaire est enregistré et rattaché au
débiteur dans la base des tiers.

Au moment de créer / mettre à jour un mandat, si l’utilisateur sélectionne le débiteur en utilisant l’option de
recherche rapide d’un tiers, une liste de comptes pour le tiers sélectionné est alimenté dans le menu déroulant et le
compte en banque par défaut est pré-sélectionné. Si l’utilisateur ne souhaite pas choisir de compte en banque, il peut
laisser le champ vide en sélectionnant «Vide» dans le menu déroulant.

Figure 106 - Compte en banque par défaut sélectionné

Créer un mandat avec un compte débiteur erroné

Sur la page de création de mandat, si les informations du compte débiteur sont erronées (BIC + IBAN ou BBAN), et si
l'option "Autoriser la création de mandats ayant un mauvais compte débiteur" est activée pour l'organisation
sélectionnée, le mandat sera créé avec un statut en attente, le message suivant s'affichera en haut de la page:
"Attention: compte débiteur proposé incorrect: Mandat [RUM: <rum>] créé en statut En attente". Le compte du
débiteur erroné est affiché en ROUGE.

Si l’option n’est pas activée, le comportement est inchangé, et la création est rejetée.

Créer un mandat avec contrôle de fraude

Si l'option du module de fraude SPS et le profil de fraude sont actifs pour l'organisation, alors la création de
mandat relève du contrôle de fraude. Si la configuration de la fraude pour l’IHM est activée et que la décision de
fraude est Rouge, la création du mandat est bloquée et le message d'erreur s'affiche, mais si la configuration de la
fraude est désactivée et la décision de fraude est rouge, la création du mandat est permise.

Modifier un mandat

La modification de mandat se fait à travers la page «Modifier un mandat»: Home > Créancier > Mandats: Edition.
Cette page est accessible via la page de recherche de mandats et la page de consultation de mandatavec le bouton *
[MODIFIER LE MANDAT].*

Figure 107 - Rechercher un mandat: [MODIFIER LE MANDAT]

Figure 108 - Consulter un mandat: [MODIFIER LE MANDAT]

Figure 109 - Page 'Modifier un mandat'

Cette page permet de modifier certaines données d’un mandat. La structure de cette page est similaire à celle de la page
de création de mandat à la différence que certains champs ne sont pas modifiables. La nature de ces champs est décrite
dans la sous partie suivante.

Comme pour la page de création de mandats, la légende à la fin de la page donne la signification des simple et double
astérisques:

* champ obligatoire

** champ requis pour l’activation

Données modifiables

Le tableau suivant présente les données du mandat qui sont modifiables en fonction de son statut:

- Incomplet Envoyé au débiteur Attente d’accessibilité Suspendu Actif
RUM X X X X
RUI X X X X
Type du mandat X
Nature du mandat X
Type de paiement X
Date de signature X X
Ville de signature X X
ICS X X X X
BIC de la banque du créancier X X X X
IBAN du créancier X X X X
Nom du débiteur X X X X X
BIC de la banque du débiteur X X X X X
IBAN du débiteur X X X X X
Adresse du débiteur X X X X X
Pays de résidence du débiteur X X X X X
E-mail du débiteur X X X X X
N° de téléphone du débiteur X X X X X
Code d’identification du débiteur X X X X X
Nom du débiteur tiers X X X X X
Code d’identification du débiteur tiers X X X X X
Nom du créancier tiers X X X X
Code d’identification du créancier tiers X X X X
Type de signature
Type de recueil de consentement

Le bloc «détails de la signature», contenant les champs «type de signature» et «type de recueil de consentement» n’est
pas éditable et n’est affiché que pour les mandats avec une nature de type e-MANDAT.

Modifier la RUI

L’RUI d’un mandat peut être modifié selon les règles suivantes:

  • Aucun mandat avec cette nouvelle RUI n’existe: Mandat mis-à-jour

  • Un mandat avec la nouvelle RUI existe:

    • Le mandat mis-à-jour ne deviendra pas «actif»: Mandat mis-à-jour

    • Le mandat mis-à-jour deviendra «actif»:

      • Un mandat «actif» avec la nouvelle RUI n’existe pas: Mandat mis-à-jour

      • Un mandat «actif» avec la nouvelle RUI existe:

        • Suspendre l’autre mandat actif

          • L’autre mandat possède des transactions «générées» ou plus avancé: ils ne sont pas impactés

          • L’autre mandat possède des transactions dans un statut moins avancé que «générées»: leur statut est
            modifié en «incomplet»

        • Mettre-à-jour le mandat

Modifier le compte débiteur

Si l’utilisateur n’est pas associé au profile «Voir les données IBAN du bénéficiaire», le compte débiteur du mandat ne
peut pas être mis à jour tel que décrit dans les paragraphes suivants:

a) Si le compte est affiché comme un champ texte

b) Si la base tiers est activée, alors l’option «nouveau compte» n’est pas accessible dans le menu déroulant du compte
débiteur

Cependant, l’utilisateur peut sélectionner n’importe qu’elle autre option du menu déroulant et la mettre à jour pour le
mandat.

Insérer et consulter une pièce jointe rattachée au mandat

Insertion d’une pièce jointe

L’utilisateur créancier peut, s’il le souhaite, insérer au mandat une image dématérialisée (scan du mandat signé, lettre
indiquant un changement de domiciliation bancaire,…).

Pour cela, il doit lors de la création ou de la modification de mandat ajouter la pièce jointe qu’il souhaite inclure et
préciser dans le paramètre ‘Clé d’archivage physique’ l’emplacement physique du document qui a été dématérialisé. Afin
d’indentifier aisément le contenu de la pièce jointe, il peut également le définir dans le champ ‘Description’.

Figure 110 - Champs pour l'insertion d'une pièce jointe

Consultation des pièces jointes

Une fois les pièces jointes insérées, l’utilisateur peut les consulter sur la page d’information du mandat dans le bloc
«Liste des pièces jointes». Il peut télécharger les pièces jointes unitairement en cliquant le bouton **[TELECHARGER]
** ou de tout récupérer en cliquant le bouton [TELECHARGER TOUT].

Figure 111 - Consultation et Téléchargement de pièces jointes

Modification dans le futur

Lors de la modification d’un mandat, l’utilisateur peut choisir que les données qu’il a modifié soient appliquése
uniquement dans le futur. Il doit cliquer sur «Mise à jour planifiée».

Figure 112 - Sélection d'une modification dans le futur

Lorsqu’il réalise cette opération, l’application demande à l’utilisateur la date à laquelle les modifications doivent
être réalisées.

Figure 113 - Planification d'une modification

Une pop-up de confirmation avertit alors le créancier de la bonne prise en compte de la modification à effectuer. Si une
date de prise en compte erronée est entrée, un message d’erreur apparaîtra dans la fenêtre pop-up.

Une fois la date saisie, les modifications planifiées sont consultables sur le cycle de vie du mandat.

Figure 114 - Consultation des modifications futures

Les modifications peuvent être annulées en cliquant sur la croix afin que SPS ne fasse pas la modification. La
modification planifiée sera effectuée automatique au jour indiqué. Dans ce cas-là, le statut de la modification prévue
affichée dans le cycle de vie «Modifications prévue» sera «Réalisée».

Une entrée dans le tableau des modifications prévues apparaît également dans les conditions suivantes de changement de
statut:

  • Lorsque le statut du mandat passe de statut actif à statut de suspension / révocation

  • Lorsque le statut du mandat passe de suspendre / révoquer à actif

Lorsque le statut passe de suspendu à actif avec la date d'entrée en vigueur, seule une entrée associée à cette
modification apparaît dans la modification planifiée, mais lorsque le statut passe de suspendu à actif avec date
d'entrée en vigueur, toutes les entrées relatives à La modification de statut de suspendre à actif ou vice versa
apparaît dans la table de modification planifiée.

Description du nom des colonnes du tableau:

Column name Description
Date de mise à jour La date de creation de la modification prévue
Source Type de modification :depuis l’IHM, fichier (batch) ou webservice
Opérateurs Identifiant de l’utilisateur qui a planifié la modification
Champs modifiés Tous les attributs du mandat qui sont modifiés
Valeur d’origine La valeur d’origine des attributs correspondant du mandat
Nouvelle valeur La nouvelle valeur des attributs correspondant une fois que la modification sera appliquée
Date de prise en compte La date à laquelle les changements doivent être appliqués.
Statut Le statut de la modification prévue : PREVU, EN ERREUR, REALISE AVEC SUCCES
Code erreur En cas de statut en erreur le code erreur est affiché
Message d’erreur En cas de statut en erreur la description de l’erreur est affichée
Action Une modification prevue peut être supprimée seulement dans le cas d’un statut “PREVU”.

Quand une modification prévue est appliquée, un rapport est créé et disponible dans la page de recherche des fichiers.

Modifier un mandat avec un compte débiteur erroné

Lors de la modification d'un mandat, si l'option "Autoriser la création de mandats ayant un mauvais compte débiteur"
est activée pour l'organisation sélectionnée, l'utilisateur peut remplir un mauvais compte débiteur. Le mandat sera
modifié et mis en statut d’attente. Un message d'avertissement est affiché en haut de la page pour l'informer que le
mandat est en attente et que le compte débiteur erroné est affiché en ROUGE.

Modifier un mandat en utilisant l’aide à la saisie des débiteurs

Si l’aide de saisie du débiteur a été activé dans les paramètres, il est possible de mettre à jour facilement un mandat
en utilisant le gestionnaire pour remplir automatiquement certains champs. Les données pré-remplies ne peuvent pas être
modifiées, sauf pour le compte bancaire.

Lors de la modification d'un mandat, si la base de données tierce est activée dans l'organisation, les cas suivants
peuvent se produire:

a) Si le mandat est lié au débiteur de la base de données tierce et si l'utilisateur tente d'ajouter un nouveau
compte, ce compte sera sauvegardé. Il sera également ajouté à un tiers.

b) si l'identifiant externe est défini pour le mandat et si cet identifiant externe est présent dans la base de
données tierce, toutes les données débiteur déjà définies pour ce mandat seront remplacées par les données du tiers
relatives à l'identifiant externe.

c) si l'identifiant externe est défini pour le mandat et si cet identifiant externe n'est pas présent dans la base de
données tierce, cet identifiant externe sera sauvegardé sur ce mandat, mais il ne sera pas ajouté à la base de données
tierce.

Modifications avancées de mandats

Les modifications avancées de mandats se font à travers la page «Modifications avancées»: Home > Créancier >
Mandats : Modifications avancées. Cette page est accessible via la page de recherche de mandatsavec le bouton *
*[Modifications avancées]**.

Figure 115 - Mandats: \[Modifications avancées\]

Les modifications avancées permettent de modifier aussi bien un, plusieurs ou un très grand nombre de mandats. Seules
quelques informations sont modifiables via cette fonctionnalité.

Données modifiables

Le tableau suivant présente les données du mandat qui sont modifiables en fonction de son statut:

- Incomplet En attente de validation En attente d’accessibilité Suspendu Actif Autre *
Entité créancier X X X X X X
Compte bancaire créancier X X X X X
ICS X X X X X X
Business Code X X X X X
RUM X X X X X

Figure 116 - Données modifiables selon le statut du mandat

* Les autres statuts sont: Annulé, Final et Périmé.

Choix des modifications à effectuer

L’utilisateur effectue une recherche selon les critères qu’il désire depuis la page de recherche de mandats. Il
sélectionne alors les mandats qu’il souhaite modifier: un mandat, plusieurs mandats de la page, tous les mandats de la
page ou tous les mandats recherchés et clique sur le bouton [Modifications avancées].

Il arrive sur la page de modifications avancées sur laquelle un texte lui rappelle le nombre de mandats qu’il s’apprête
à modifier «25 mandat(s) sélectionné(s)».

L’utilisateur doit sélectionner la(les) case(s) à cocher correspondant à la(les) donnée(s) qu’il souhaite modifier.
Lorsqu’une case est cochée, la valeur associée doit être sélectionnée.

Figure 117 - Modifications avancées

Lorsque l’utilisateur valide le formulaire, un message de confirmation apparait avec un récapitulatif des changements
qu’il souhaite apporter à sa sélection de mandats.

Figure 118 - Modifications avancées : Pop-up de confirmation

Modification de l’entité créancier

Figure 119 - Modifications avancées : Pop-up de confirmation

Lorsque la case à cocher [Entité créancier] est sélectionnée, l’utilisateur doit sélectionner une organisation dans la
liste.

Les organisations proposées dans la liste sont les organisations auxquelles l’utilisateur a accès. Si celui-ci choisit
une organisation qui n’autorise pas le type, la séquence, l’ICS, le business code ou le compte bancaire créancier d’un
des mandats sélectionnés, un message d’erreur apparaitra après validation du formulaire et il n’y aura pas de
modification sur la sélection.

Modification de l’ICS

Figure 120 - Modifications avancées \[Entité créancier\]

Lorsque la case à cocher [ICS] est sélectionnée, l’utilisateur doit sélectionner un ICS dans la liste.

Les ICS proposés dans la liste sont les ICS autorisés pour l’organisation de l’utilisateur. Si celui-ci choisit un ICS
qui n’est pas autorisé par une de ses sous-organisations et que, dans sa sélection un mandat appartient à cette
sous-organisation, un message d’erreur apparaitra après validation du formulaire et il n’y aura pas de modification sur
la sélection.

L’unicité d’un mandat étant garantie par le couple ICS/RUM, l’utilisateur a le choix de changer les RUM de ses mandats
lorsqu’il change l’ICS. Il peut:

  • ne pas générer les RUM (erreur en cas de doublon),

  • choisir un modèle de RUM et générer

    • les RUM dupliquées

    • toutes les RUM.

La partie modification de RUM disparait puisqu’elle est présente au niveau de l’ICS.

Si l’utilisateur modifie l’ICS sans changer le business code, on conserve le business code actuel du mandat.

Modification du business code

Figure 121 - Modifications avancées \[Business Code\]

Lorsque la case à cocher [Business code] est sélectionnée, l’utilisateur doit sélectionner un business code dans la
liste.

Les business codes proposés dans la liste sont les business code autorisés pour l’organisation de l’utilisateur. Si
celui-ci choisit un business code qui n’est pas autorisé par une de ses sous-organisations et que, dans sa sélection un
mandat appartient à cette sous-organisation, un message d’erreur apparaitra après validation du formulaire et il n’y
aura pas de modification sur la sélection.

Modification du compte bancaire créancier

Figure 122 - Modifications avancées \[Compte Bancaire Créancier\]

Lorsque la case à cocher [Compte bancaire créancier] est sélectionnée, l’utilisateur doit sélectionner un compte
bancaire créancier dans la liste.

Les comptes bancaires créanciers proposés dans la liste sont les comptes bancaires créanciers autorisés pour
l’organisation de l’utilisateur. Si celui-ci choisit un compte bancaire créancier qui n’est pas autorisé par une de ses
sous-organisations et que dans sa sélection un mandat appartient à cette sous-organisation, un message d’erreur
apparaitra après validation du formulaire et il n’y aura pas de modification sur la sélection.

Modification de la RUM

Figure 123 - Modifications avancées \[Modèle de RUM\]

Lorsque la case à cocher [RUM] est sélectionnée, l’utilisateur doit sélectionner un modèle de RUM dans la liste.

Les modèles de RUM proposés dans la liste sont les comptes bancaires créanciers autorisés pour l’organisation et les
sous-organisations de l’utilisateur.

Le prétraitement

Lorsque l’utilisateur valide un message de confirmation, un prétraitement est lancé. Celui-ci vérifie que les
modifications demandées soient autorisées.

Si des erreurs sont rencontrées, elles sont listées sur la page. L’utilisateur peut:

  • Retourner sur la page de modifications avancées et changer ses choix.

  • Retourner sur la page de recherche de mandats pour changer sa sélection.

  • Aller changer les paramètres d’une ou plusieurs organisations.

Figure 124 - Modifications Avancées : Prétraitement en erreur

Si aucune erreur n’apparait, l’utilisateur peut lancer les modifications en cliquant sur le bouton [Valider les
changements].

Figure 125 - Modifications Avancées : Prétraitement réussi

Le traitement

L’utilisateur arrive sur une page détaillant l’avancement de la modification de ses mandats.

Figure 126 - Modifications Avancées : Traitement en cours

Un clic sur le bouton [Actualiser] lui permet de suivre la progression jusqu’à obtenir le message:

Figure 127 - Modifications Avancées : Traitement terminé

Générer un formulaire personnalisé

L’utilisateur peut générer des formulaires papier à destination du créancier et / ou du débiteur afin de constituer un
mandat SEPA lorsque le formulaire aura été complètement renseigné.

Figure 128 - Page 'Générer un formulaire personnalisé

L’utilisateur sélectionne dans un premier filtre, le «filtre créancier», l’entité créancier et le compte ICS pour
lesquels il souhaite filtrer les informations (cf.
2.9.2 Choix de l’entité créancier et de l’ICS).

Ensuite l’utilisateur choisit le type de la commandedans le bloc du même nom. Il peut créer une nouvelle commande ou
mettre à jour une commande existante. Selon le type choisi, les blocs affichés dans le formulaire sont différents et
sont présentés dans les sous parties ci-dessous.

Figure 129 - Générer un formulaire personnalisé: « type de la commande »

Nouvelle commande

Dans ce cas précis, l’utilisateur va générer un formulaire de création de mandat.

Le bloc «Paramètres du format personnalisé» lui permet de définir:

a) Le paramètre «type de mandat» permet de définir si le ou les mandats à créer sont de type Core ou B2B. Le paramètre
«Type de séquence permet lui de définir si le ou les mandats à créer sont de séquence Ponctuel ou Récurrent.

Figure 130 - Générer un formulaire personnalisé: « type des mandats »

b) le type de génération des RUM. Si l’utilisateur choisit une génération manuelle en cochant l’option «Génération à
partir d’une liste», il doit alors saisir les RUM dans un autre paramètre «liste des RUM à créer». Si l’utilisateur
choisit une génération automatique, un second bloc lui permet de saisir le nombre de mandats à créer dans le bloc
affiché par défaut «Nombre de mandats».

Figure 131 - Générer un formulaire personnalisé: Paramètres de génération de la RUM

c) Le paramètre «Mode de transmission» permet de choisir le «mode de transmission». Les formulaires peuvent être:

  • téléchargeables depuis les IHM de l’application (format PDF): dès que la génération de la commande sera terminée, un
    message proposera à l’utilisateur de télécharger le PDF contenant la commande

  • utiliser le canal par défaut: selon le canal prioritaire configuré par le créancier, SPS envoie via mail ou via
    courrier postal la commande de formulaire accompagnée du message de notification paramétré par le créancier.

Figure 132 - Générer un formulaire personnalisé: « Mode de transmission »

d) Enfin un paramètre «compte bancaire» permet de choisir le compte bancaire de l’ICS précédemment choisi et le
paramètre langue permet de définir la langue dans laquelle sera généré le formulaire.

Figure 133 - Générer un formulaire personnalisé: Choix du compte bancaire

Une fois les options choisies, l’utilisateur clique sur le bouton [VALIDER] et selon l’action définie dans le
paramètre «Mode de transmission», l’utilisateur reçoit la commande. Soit de manière immédiate si le mode de transmission
est le téléchargement, soit de manière différée par courrier postal ou mail s’il a demandé d’utiliser le canal par
défaut. Il peut également cliquer sur le bouton [REINITIALISER] pour effacer tous les champs remplis et rétablir
les options par défaut de la page.

Mise à jour d’une commande

Si l’utilisateur souhaite mettre à jour une commande, un premier bloc lui permet de sélectionner l’identifiant de la
commande concernée. Cet identifiant est généré par l’outil pour retrouver la commande:

Figure 134 - Générer un formulaire personnalisé: « Sélection de la commande à mettre à jour »

Dans un second bloc, il saisit la «liste des RUM à créer».

Figure 135 - Générer un formulaire personnalisé: « Liste des RUM à créer »

Une fois les options choisies, l’utilisateur clique sur le bouton [VALIDER]. Il peut également cliquer sur le
bouton [REINITIALISER] pour effacer tous les champs remplis et rétablir les options par défaut de la page.